Рабочий процесс “Согласование оплаты”

Это процесс подготовки счетов и актов для выполнения частичной или полной оплаты в день платежного календаря, а также согласования суммы оплаты с ответственными участниками в процессе. Процесс основывается на переходе состояний, где на каждом этапе определяется ответственный сотрудник.

Таблица. Участники процесса

Роль	Сокр	Роль в системе	Описание
Руководитель компании	РК	br - Поставщики. Право на акцепт	Ответственный за установку акцепта (окончательное согласование) и осуществляет контроль расхода средств со счета компании на согласованную оплату (акцепт)
Руководитель подразделения	РП	br - Поставщики. Право на согласование	Ответственный за предварительное согласование
Бухгалтер	БУ	br - Поставщики. Право на проверку	Ответственный за процесс “Согласование оплаты” а также за наличие средств у компании на счете в день оплаты и за подготовку документов к оплате по хозяйственным операциям
Менеджер	МН	Наследовать от входящего документа	Ответственный за подготовку документов к оплате

Рисунок. Переходы состояний “Платежного поручения”

Таблица. Рабочий процесс “Согласование оплаты”

Документ: Входящий документ

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Менеджер	Новая оплата	Новое	Входящий документ: договор, расчетный счет, подразделение (отдел)	Создается строка на вкладке “Платежное поручение”: создал: Текущий менеджер

Документ: Платежное поручение

Состояние: Новое (2)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Менеджер	Подготовить к оплате	Подготовлено	Платежное поручение: дата оплаты, сумма к оплате, ставка НДС, сумма НДС, назначение платежа, тип, комментарий	ответственный: “Руководитель подразделения” подготовил: дата и время: Текущее время, пользователь: Текущий пользователь, блокировка изменений (только действия)	“Сумма к оплате” меньше или равна сумме документа “Входящие документы” за вычетом фактических оплат, “Сумма к оплате” не более 450 тыс.
	Не будет оплачено	Ошибка	причина ошибки, тип, комментарий *	ответственный: Текущий пользователь

Состояние: Подготовлено (2)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Руководитель подразделения	Согласовать оплату	Согласовано		ответственный: “Бухгалтер”, согласование, дата и время: Текущее время, пользователь: Текущий пользователь
	Отклонить оплату	Отклонено	причина отклонения, тип, комментарий *	ответственный: “создал”

Кнопка “Добавить запись” на вкладке “Платежные поручения” документа “Входящий документ”

Состояние: Отклонено (2)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Менеджер	Повторить согласование	Новое	снять блокировку изменений, выполнить очистку: гр. согласовал (время и поль.), гр. проверено (время и поль.), гр. акцепт (время и поль.), гр. подготовлено (время и поль.)
	Не будет оплачено	Ошибка	причина ошибки, тип, комментарий *	ответственный: Текущий пользователь

Состояние: Согласовано (3)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Бухгалтер	Передать на акцепт	Проверено		ответственный: “Руководитель компании”, Проверено, дата и время: Текущее время, пользователь: Текущий пользователь
	Перенести дату	Согласовано	дата: Новая дата
	Отклонить оплату	Отклонено	причина отклонения, тип, комментарий *	ответственный: “создал”

Состояние: Проверено (2)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Руководитель компании	Акцептовать	Акцептовано		ответственный: “Бухгалтер”, акцепт, дата и время: Текущее время, пользователь: Текущий пользователь
	Отклонить оплату	Отклонено	причина отклонения, тип, комментарий *	ответственный: “создал”

Состояние: Акцептовано (2)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Система	Загрузка в 1С	Передано в 1С	Номер ПП, Дата ПП, Сумма ПП (1С), Сумма НДС ПП (1С), Время передачи
Руководитель компании	Отклонить оплату	Отклонено	причина отклонения, тип, комментарий *	ответственный: “создал”

Состояние: Передано в 1С (1)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
Бухгалтер	Не будет оплачено	Ошибка	причина ошибки, тип, комментарий *	ответственный: Текущий пользователь

Состояние: Ошибка (0)

Ответственный	Возможные действия	Переход в состояние	Обязательные поля поля для заполнения	Функции при переходе (делает система)	Условия (проверяет система)
_	_	_	_	_	_

Примечание: * не обязательное поле

Таблица. Безопасность при переходе состояний

Состояние	Новое	Подготовлено	Согласовано	Проверено	Акцептовано	Отклонено	Передано в 1С	Ошибка
Новое (2)	-	МН	-	-	-	-	-	МН
Подготовлено (2)	-	-	РП	-	-	РП	-	-
Согласовано (3)	-	-	-	БУ	-	БУ	-	-
Проверено (2)	-	-	-	-	РК	РК	-	-
Акцептовано (2)	-	-	-	-	-	РК	API	-
Отклонено (2)	МН	-	-	-	-	-	-	МН
Передано в 1С (1)	-	-	-	-	-	-	-	БУ
Ошибка	-	-	-	-	-	-	-	-